Thibaut van DOORSLAER de ten RYEN , Notaire à Jodoigne

Les mesures prises pour lutter contre la propagation du Coronavirus ont des conséquences sur l’activité des 1.150 études notariales du pays. Avant toute chose, la santé du public, des notaires et de leurs collaborateurs reste la priorité de la Fédération du Notariat (Fednot). Nous avons réalisé une liste des questions les plus souvent posées et leurs réponses. Elle pourra être complétée au fur et à mesure.

J’ai un rendez-vous prévu chez un notaire, que dois-je faire ?

Tous les rendez-vous sont postposés jusqu’à la fin des mesures prises par le gouvernement fédéral pour lutter contre la propagation du coronavirus, sauf pour les actes urgents. Votre étude notariale vous contactera et verra au cas par cas comment elle peut vous aider. Si vous avez des questions, cela ne sert à rien de vous rendre physiquement dans une étude notariale. Contactez d’abord votre étude notariale.

L’étude de mon notaire est-elle encore ouverte ?

Toutes les études notariales restent ouvertes mais essaient de limiter au maximum les contacts physiques. Vous pouvez donc toujours téléphoner ou envoyer un e-mail à votre étude notariale pour lui demander ce que vous devez faire exactement. 

Comment savoir si mon dossier est un cas d’urgence ou non ?

Il n’existe pas une liste avec tous les cas d’urgence. Le caractère urgent des actes est jugé au cas par cas, tenant compte des circonstances concrètes et de l’éventuelle venue à échéance de délais contraignants ou du risque de perdre des frais déjà engagés. Contactez donc votre étude notariale pour en savoir plus.

Je devais signer un compromis de vente chez un notaire le 3 avril, que dois-je faire ?

Il n’est plus possible de signer des compromis de vente dans les études notariales. La signature de compromis peut quand même encore avoir lieu par échange de courriers. Prenez donc contact avec votre étude notariale pour savoir quelle est la meilleure solution pour vous

Si la signature de mon acte d’achat d’un bien immobilier est reportée, pourrais-je quand même encore bénéficier des mêmes conditions pour mon prêt ?

En concertation avec Febelfin, les institutions de crédit ont accordé une prolongation des conditions de crédit qui vont s’écouler de deux mois, dans le contexte du coronavirus et uniquement pour cette raison. Ces deux mois s’ajoutent donc au délai initial. Nous vous recommandons de prendre contact avec votre gestionnaire de dossier auprès de votre banque pour vous assurer que cela s’applique bien à votre cas.

Si je dois quand même me rendre dans une étude notariale pour signer un acte d’extrême urgence, quelles mesures sont prises ?

Le nombre de personnes pouvant encore être présentes dans une étude est strictement limité. Par ailleurs, les règles de distanciation sociale doivent être respectées. Restez donc bien à une distance minimale d’1 mètre 50 de toute autre personne.

S'il s'agit d'un rendez-vous impliquant une autre étude notariale, les notaires équipés du système de vidéoconférence utiliseront le plus possible ce système. Ils évitent ainsi que plusieurs personnes soient assises ensemble dans une même pièce. Fednot prend toutes les mesures possibles pour encore accélérer la possibilité de vidéoconférence pour toutes les études notariales.

Quels sont les actes urgents pour les entreprises ?

Beaucoup d’opérations sont considérées comme urgentes, sans que les entreprises ne doivent motiver ce "caractère urgent". Il s’agit de toutes les opérations qui ont des conséquences économiques immédiates pour les entreprises. Pensez aux différentes opérations qui ont un impact sur le patrimoine social de l’entreprise : une augmentation de capital, une réduction de capital, l’apport et le remboursement des apports. Les fusions, rachats, scissions et transformations sont aussi considérés comme urgents.

Les entreprises pourront aussi compter sur un notaire pour tous les actes qui doivent être passés dans un délai précis qui va venir à échéance, comme l'approbation des comptes annuels ou les actes qui doivent être faits avant la clôture de l’exercice social.

Les études notariales sont également présentes pour les opérations dont les documents ont déjà été établis avec un délai de validité limité (par exemple  des convocations aux assemblées générales ,…).

En plus des cas cités ci-dessus, un dossier peut être aussi considéré comme urgent en fonction des circonstances concrètes du cas d’espèce.

Source: Fednot

Les mesures plus strictes annoncées hier soir par le gouvernement fédéral ont également des conséquences sur l’activité des 1.150 études notariales du pays. Avant toute chose, la santé du public, des notaires et de leurs collaborateurs reste la priorité de la Fédération du Notariat (Fednot).

Télétravail généralisé

L'une des mesures du gouvernement fédéral prévoit que toutes les entreprises peuvent poursuivre leurs activités si elles organisent du télétravail pour chaque poste où cela est possible. Si cela n’est pas possible, les règles de distanciation sociale doivent être scrupuleusement respectées Cela s'applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, donc aussi aux études notariales.

Que cela signifie-t-il pour votre dossier ?

Si vous avez un rendez-vous chez un notaire d'ici au 5 avril, ce rendez-vous sera reporté à une date ultérieure. Votre étude notariale vous contactera et verra au cas par cas comment elle peut vous aider.

La seule exception est pour les actes d’extrême urgence. Il peut s’agir de cas où les personnes sont sur le point de mourir, si les délais fiscaux risquent d’être dépassés (sauf obtention d’une dispense des amendes de la part des autorités fiscales), ou si les conséquences financières sont trop importantes pour les parties.

Des mesures supplémentaires prises dans les études notariales

S’il s’agit d’un acte d’extrême urgence, le rendez-vous avec votre notaire aura lieu, et toutes les mesures de sécurité possibles seront respectées. Toutes les précautions seront prises pour s'assurer que les personnes présentes ne participent pas à la propagation du virus.

S'il s'agit d'un rendez-vous impliquant une autre étude notariale, les notaires utiliseront le plus possible le système de vidéoconférence. Ils évitent ainsi que plusieurs personnes soient assises ensemble dans une même pièce.

Pour les actes d’extrême urgence, la présence physique est également limitée : seul un notaire sera présent lors de la signature. Aucun autre notaire ou collaborateur ne sera présent. Un seul membre du personnel de l’étude où l'acte est signé pourra être présent pour remplir les formalités postérieures à l’acte (par exemple, la comptabilité, l'enregistrement électronique de l'acte auprès du SPF Finances, etc.).

1,5 mètre de distance

Les personnes présentes dans l'étude devront respecter une distance minimale de 1,5 mètre entre elles. 

La fin de la signature de certains documents dans les études

Les contrats sous seing privé, comme le compromis de vente par exemple, ne peuvent plus être signés dans une étude notariale. Cela peut se faire par e-mail ou par courrier.

Fednot cherche toujours à savoir s'il est possible de passer des testaments authentiques sans témoins.

D'autres informations suivront

Fednot continue de suivre la situation au plus près et reste en contact étroit avec les autorités. Dès que de nouvelles informations nous parviendront, nous vous tiendrons au courant. En attendant, nous tenons à remercier chaleureusement tous ceux qui, des clients aux collaborateurs notariaux, font des efforts pour essayer de réduire au maximum les risques pour la santé.

Source: Fednot